День Секретаря!
Что такое День секретаря?
Рождение этого праздника датируется 1952 годом. В этот день впервые проходило чествование секретарей, и других работников схожей профессии, за их труд и вклад в рабочий процесс фирм. С течением времени этот праздник менял свое официальное название несколько раз. Сейчас официально он звучит, как: «Профессиональный день администраторов!», т.е. это день тех специалистов и сотрудников компаний, которые занимаются административной и организаторской работой в компаниях. В России день секретаря отмечают 20 сентября.
Немного о профессии секретаря
Требования, предъявляемые к обязанностям секретарш, изменялись значительно с течением времени. В то время как в 1920-х годах секретари были ответственны только за набор текстов писем, то современные секретарши ответственны за прием телефонных звонков, ведение закупок расходных и канцелярских материалов, необходимых в для работы сотрудникам фирмы, планирование встреч, заказ билетов и другие административные работы. Такое расширение функций, выполняемых одним человеком, связано со стремлением директоров компании консолидировать как можно больший фронт работ выполняемых одним сотрудником компании. Успешный секретарь может ожидать увеличения фронта работы, что будет свидетельствовать о карьерном росте и доверии компании к сотруднику.
Сущностью работы секретаря является регулирование процесса взаимодействия людей и информации в офисе: прием и распределение звонков, прием и оправка писем и факсов, просмотр документов и подготовка договоров. Секретарь выполняет функции связи фирмы с внешним миром. Основным преимуществом для работодателя является, то, что им не нужно беспокоиться о нежелательных звонках или о пропуске важного звонка. (Конечно, если они работают с квалифицированными специалистами!). Часто в крупных компаниях, если секретарь зарекомендовал себя как ответственный, трудолюбивый специалист, то его продвигают по карьерной лестницы и поручают ему дополнительные административные функции и переводят на более прибыльную должность.
Квалифицированный секретарь должен обладать следующими навыками:
1) правильной и грамотной речью, правильным построением фраз, не должен использовать слова паразиты и нецензурною речь.
2) быть вежливой, терпеливый и коммуникабельной, в независимости от собеседника, даже если он зануден, агрессивен или рассержен.
3) быть пунктуальной и приходить на работу чуть раньше всех сотрудников.
4) быть аккуратной: бумаги, стол, записи звонков и встречи держать в идеальном порядке, иначе Вы просто можете забыть передать записку о встрече или потерять важный документ.
5) быть внимательно и обладать хорошей памятью.
6) уметь быстро печатать: обладать набором определенного количества символов в минуту.
7) желательно знание дополнительных языков, хотя бы основного международного- английского.
Список работ выполняемых секретарями позволяет подразделить эту общую должность на три подгруппы:
1) Административный ассистент
Термин « административный помощник» заменил термин секретарь. Так как с течением времени под термином подразумевают сотрудника женского пола. Сегодня же административным ассистентом может быть как женщина, так и мужчина. Функции выполняемые административным работником могут варьироваться от самого низкого уровня - ответы на телефонные звонки и до опытных профессионалов, отвечающих за бухгалтерский учет и административные процессы.
2) Исполнительный помощник
Исполнительный помощник работает непосредственно на топ менеджера или руководство компании, помогает в решении важных и конфиденциальных вопросов, ведет график встреч и может отвечать на телефонные звонки.
3) Личный ассистент
Личные ассистенты и секретари, как правило, выполняют работы за пределами традиционных обязанностей данной специальности: бегают на побегушках у руководства, выполняют специальные поручения и работы, которые не попадают под описанные в 1.
Как правильно одеваться при работе секретарем?
Неважно работаете ли Вы в индустрии моды или в какой-то другой области Ваш наряд должен быть стильным. Конечно специфика отрасли и профессии накладывает отпечаток на выбор наряда. Так, например, в модном бизнесе административный ассистент может позволить себе более экстравагантный и свободный стиль одежды. Секретарь работающий в крупной компании обычно должен одеваться более строго. Иногда в компании предусмотрен корпоративный стиль. Т.е руководство компании заранее оговаривает стиль допустимый одежды, цвет и крой. Но как было сказано выше, это еще не повод быть «скучной». Дорогие девушки даже самая простая одежда спокойного, строго кроя может выглядеть дорого и интересно, придавая Вам сексуальности и привлекательности. Компания 9kingdom.ru предлагает несколько базовых советов, как этого добиться:
1) Старайтесь выбирать одежду спокойных чистых стонов. Платья, юбки и брюки считаются приемлемыми во многих компаниях. Если Вы надеваете еще пиджак или кардиган, его цвет должен быть одного цвета с цветом брюк или юбки. Придать костюму стильный акцент помогут броши. Их можно использовать как застежку на пиджаке (вместо пуговицы) или приколов ее на лацкан пиджака. 2) Рубашки и блузки должны быть светлых тонов, сочетающихся с цветом юбки или брюк. Ткань блузок должна быть легкой, тонкой, но не прозрачной. Крой блузок должен быть интересным, но не слишком вычурным и так, что бы он подчеркивал Ваши достоинства и скрывал недостатки. Дополните блузку, например не большими тоненькими бусами, которые будут выглядывать кокетливо из ворота блузки. Цвет украшения может быть любым. Или наденьте с костюмом и рубашкой бусы – галстук. Ваш деловой костюм заиграет по-новому, и Ваши коллеги оценят Ваш стиль.3) Зимой надевайте рубашки и блузки с длинным рукавом, а летом с коротким, но не оголяйте плеч. С короткими рубашками и блузками, будут стильно смотреться крупные браслеты и в тон им подобранные серьги или клипсы.4) Иногда корпоративный стиль подразумевает обязательное ношение платка определенного цвета. Вместо того, что бы завязывать платок обычным узлом, подберите красивый зажим для платка или брошку и скрепите платок. Зажим для платка поможет Вам изменить форму и способ завязывания платка. Таким образом, имея всего 2 детали, вы можете получать огромное количество вариантов украшений наряда. 5) Платья и юбки должны быть длиной до колен. Ткань не должна мяться, заламывать, деформироваться при сидении за столом, иначе Ваш вид будет неряшлив уже через пару часов. С платьями будет уместно надеть длинные бусы, сочетающиеся с его цветом. 6) Юбки и платья обязательно должны сопровождаться чулочно - носочными изделиями, телесного цвета. Они должны сидеть ровно, не сползать и не сборить. Не допускается наличие затяжек и дырок на колготках и чулках.7) Обувь старайтесь выбирать с высоким каблуком и с удобной танкеткой. Высокий каблук зрительно удлиняет ноги, увеличивает рост и придает стройности. Не рекомендуется обувь открытым мыском. Если же вы все-таки надели босоножки, то убедитесь, что ногти на ногах в идеальном и ухоженном состоянии.8) Прическа и маникюр должны быть идеальными маникюр. Следите за чистотой полости рта и личной гигиеной. Духи должны быть легкими, едва уловимыми. Макияж должен быть умеренным.
Какой подарок подарить на день секретаря?
Наиболее распространенными подарками для секретарш являются цветы, поздравительные открытки, корзинки с фруктами и конфетами. Если вы хотите показать ей, что Вы цените и уважаете ее труд, отойдите от стандартных клише и подарите, что-то необычно и красивое! Например, комплект украшений из богемского стекла. Компания «Девятое Королевство» 9kingdom.ru предлагает красивые, украшения, которые понравятся любой женщине. Наши специалисты помогут подобрать украшение с учетом индивидуальных предпочтений и особенностей, а также упакуют его в красивую подарочную упаковку. По вашему желанию, в подарок может быть вложена открытка с дарственной надписью и любым другим текстом Вашего сочинения!
